Chuyên viên mua sắm

I. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

1. Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm

Tiếp nhận, tổng hợp nhu cầu mua sắm hàng hóa, vật tư, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và dịch vụ phục vụ hoạt động của Tập đoàn và các đơn vị.
Kiểm tra nhu cầu, số lượng, tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật và thời gian cần cung cấp.
Phối hợp với các đơn vị sử dụng để làm rõ yêu cầu và xây dựng phương án mua sắm phù hợp.

2. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Tìm kiếm, khảo sát và xây dựng danh sách nhà cung cấp phù hợp với từng nhóm hàng hóa, dịch vụ.
Thu thập, tổng hợp và so sánh báo giá, chất lượng, điều kiện thương mại, thời gian giao hàng và các điều kiện liên quan.
Đánh giá sơ bộ năng lực, uy tín và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.
Cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.

3. Thực hiện mua sắm

Thực hiện lấy báo giá, so sánh và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp theo quy trình, quy định của Tập đoàn.
Phối hợp đàm phán về giá, chất lượng, tiến độ cung cấp, điều kiện thanh toán, bảo hành và các điều khoản liên quan.
Chuẩn bị hồ sơ đề xuất mua sắm và các tài liệu trình phê duyệt.
Theo dõi và hoàn thiện đơn đặt hàng/hợp đồng mua sắm theo phân công.

4. Theo dõi giao nhận và chất lượng hàng hóa, dịch vụ

Theo dõi tiến độ cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đơn hàng/hợp đồng.
Phối hợp với đơn vị sử dụng và nhà cung cấp trong việc giao nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng và chủng loại.
Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh về chất lượng, số lượng, tiến độ giao hàng và các điều kiện đã thỏa thuận.
Theo dõi việc thực hiện bảo hành, đổi trả và xử lý khiếu nại với nhà cung cấp.

5. Kiểm soát chi phí và hồ sơ thanh toán

Theo dõi, tổng hợp giá trị mua sắm và tình hình thực hiện ngân sách được phê duyệt.
So sánh, đánh giá giá mua và đề xuất giải pháp tối ưu chi phí.
Phối hợp kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và thanh toán cho nhà cung cấp.
Đối chiếu giá trị đơn hàng/hợp đồng với hồ sơ giao nhận, nghiệm thu và đề nghị thanh toán.

6. Quản lý hồ sơ, dữ liệu mua sắm

Lưu trữ và quản lý hồ sơ mua sắm, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán theo quy định.
Cập nhật dữ liệu về nhà cung cấp, giá mua, lịch sử giao dịch và danh mục hàng hóa, dịch vụ.
Theo dõi biến động giá và thông tin thị trường đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ thường xuyên mua sắm.

7. Báo cáo và phối hợp công việc

Lập báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình mua sắm, tiến độ cung cấp, chi phí và các vấn đề phát sinh.
Phối hợp với các phòng/ban, đơn vị thành viên và nhà cung cấp để đảm bảo nhu cầu mua sắm được đáp ứng đúng yêu cầu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo Ban.

III. BÁO CÁO

Báo cáo Trưởng Ban Hành chính Quản trị về tình hình và kết quả thực hiện công tác mua sắm.
Báo cáo tiến độ các yêu cầu mua sắm, tình hình thực hiện đơn hàng/hợp đồng và các vấn đề phát sinh.
Báo cáo, đề xuất các phương án xử lý đối với các trường hợp chậm tiến độ, không đảm bảo chất lượng hoặc phát sinh chi phí.
Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu, hồ sơ liên quan đến công tác mua sắm khi được yêu cầu.

IV. TIÊU CHUẨN

1. Trình độ học vấn

Đại học trở lên, chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại, Logistics, Ngoại thương hoặc các chuyên ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm & kiến thức chuyên môn

Có kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm, procurement, quản lý nhà cung cấp hoặc vị trí tương đương.
Có kiến thức về quy trình mua sắm, khảo sát thị trường, đánh giá nhà cung cấp và quản lý đơn hàng/hợp đồng.
Có khả năng phân tích, so sánh giá và đánh giá chi phí mua sắm.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua sắm trong doanh nghiệp quy mô lớn hoặc Tập đoàn đa ngành.

3. Kỹ năng

4. Thái độ làm việc

IV- QUYỀN LỢI

Mức lương hấp dẫn: thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực thực tế.
Chế độ nâng lương linh hoạt; thưởng và các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Tập đoàn.
Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng động, cầu tiến, đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị, vật dụng… phục vụ tốt nhất cho công việc.
Được đào tạo, nâng cao về chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và các kỹ năng mềm khác.
Được hưởng các chính sách phúc lợi theo quy định Pháp luật và Tập đoàn.

V- THỜI GIAN LÀM VIỆC