Trực tại quầy Lễ tân; giữ khu vực lễ tân gọn gàng, chuyên nghiệp và sẵn sàng phục vụ.
Tiếp đón, xác nhận thông tin và hướng dẫn khách các đơn vị liên quan.
Hỗ trợ khách lên Văn phòng ký hợp đồng, thực hiện thủ tục liên quan; thông báo cán bộ phụ trách và báo cáo các tình huống phát sinh.
B. Chuẩn bị và phục vụ công tác hội họp
Tiếp nhận lịch và yêu cầu sử dụng phòng họp từ các Phòng/Ban/Đơn vị; phối hợp sắp xếp phòng.
Bố trí bàn ghế, biển tên, vật dụng; kiểm tra điện, chiếu sáng, điều hòa, máy chiếu, màn hình và kết nối thiết bị trước cuộc họp.
Chuẩn bị nước uống đóng chai và kiểm tra, thu dọn phòng họp sau khi kết thúc, bảo đảm phòng sẵn sàng cho lịch tiếp theo.
C. Tiếp nhận, luân chuyển và trình hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của các bộ phận.
Kiểm tra thông tin tiếp nhận ban đầu, phân loại và chuyển/trình hồ sơ đến đúng cá nhân, đơn vị có thẩm quyền theo quy trình.
Theo dõi việc bàn giao, ký nhận và phản hồi; bảo mật nội dung hồ sơ, thông tin khách hàng và tài liệu nội bộ.
D. Hỗ trợ hậu cần sự kiện và phục vụ Lãnh đạo
Phối hợp với các phòng ban và các đơn vị liên quan chuẩn bị hậu cần cho sự kiện tổ chức tại Văn phòng theo kế hoạch được phê duyệt.
Chuẩn bị, kiểm tra và bố trí vật dụng, nước uống, khu vực đón tiếp; hỗ trợ hướng dẫn khách và thu dọn sau sự kiện.
Tiếp nhận và hỗ trợ bố trí suất ăn của Lãnh đạo, bảo đảm đúng thời gian, số lượng, yêu cầu phục vụ và vệ sinh.
E. Phối hợp vận hành khu vực lễ tân
Tiếp nhận điện thoại, thư từ, bưu phẩm hoặc thông tin chuyển đến quầy lễ tân; thông báo và bàn giao đúng người nhận.
Theo dõi cơ sở vật chất, trang thiết bị và vật tư tại khu vực lễ tân, phòng họp; đề xuất bổ sung hoặc sửa chữa khi cần.
Phối hợp với Hành chính, An ninh, Kỹ thuật, Vệ sinh; ghi nhận sự cố, báo cáo quản lý và theo dõi việc xử lý.
F. Công tác khác
Thực hiện báo cáo, cập nhật sổ theo dõi và bàn giao công việc theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo và quản lý trực tiếp
Báo cáo kịp thời, chính xác, đầy đủ thông tin liên quan đến công việc cho Ban Lãnh đạo Tập đoàn theo định kỳ hoặc đột xuất.
1- Trình độ học vấn
Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên; ưu tiên các chuyên ngành Hành chính, Lễ tân, Du lịch, Khách sạn, Dịch vụ hoặc lĩnh vực liên quan;
Ngoại hình ưa nhìn, giọng nói rõ ràng, tác phong phù hợp với vị trí lễ tân doanh nghiệp.
2- Kinh nghiệm & kiến thức chuyên môn
Kinh nghiệm:
Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí lễ tân, hành chính, dịch vụ khách hàng hoặc công việc tương đương;
Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại doanh nghiệp có quy mô lớn, lĩnh vực bất động sản, tài chính hoặc dịch vụ;
Kiến thức chuyên môn:
Nắm được nghiệp vụ lễ tân, đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ;
Có kiến thức cơ bản về nghi thức giao tiếp công sở, bảo mật thông tin, an toàn và vệ sinh tại nơi làm việc.
3- Kỹ năng
Giao tiếp & phục vụ: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng; biết lắng nghe, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.
Tổ chức công việc: Biết sắp xếp lịch, chuẩn bị đồng thời nhiều phòng họp và theo dõi việc bàn giao hồ sơ.
Phối hợp: Chủ động làm việc với Kinh doanh, Dịch vụ Khách hàng, Kế toán, Marketing, Hành chính và các bộ phận hỗ trợ.
Xử lý tình huống: Bình tĩnh, linh hoạt và khéo léo khi tiếp nhận phản ánh, thay đổi lịch hoặc sự cố phát sinh.
Tin học: Sử dụng được Microsoft Office, email và các thiết bị văn phòng thông dụng.
4- Thái độ làm việc
Trung thực, trách nhiệm, cẩn thận và có ý thức bảo mật thông tin.
Thân thiện, niềm nở, kiên nhẫn; chủ động, nhanh nhẹn, đúng giờ và có tinh thần phục vụ.
Tác phong chuyên nghiệp, trang phục gọn gàng và tuân thủ nội quy, quy trình của Tập đoàn.
Mức lương hấp dẫn: thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực thực tế.
Chế độ nâng lương linh hoạt; thưởng và các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Tập đoàn.
Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng động, cầu tiến, đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị, vật dụng… phục vụ tốt nhất cho công việc.
Được đào tạo, nâng cao về chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và các kỹ năng mềm khác.
Được hưởng các chính sách phúc lợi theo quy định Pháp luật và Tập đoàn.
V- THỜI GIAN LÀM VIỆC
Làm việc từ thứ 2 tới thứ 6: 8h - 17h, sáng thứ 7 từ 8h - 12h